--
深圳市规划和自然资源局

从“人控”走向“数控”

来源: 中国自然资源报  日期: 2022-01-18  【字号:

  作为现代企业管理方式之一的内部控制,如今在浙江省测绘科学技术研究院(以下简称“测科院”)开花结果。

  2020年,浙江省财政厅开展省级行政事业单位内部控制指引建设试点工作,将测科院作为全省5家试点单位之一。目前,测科院已建成并运行内部控制管理信息系统。据统计,截至2021年12月10日,线上已办结5873个事项,审批各类资金6900多万元,退回不合规事项371次。“运行近半年来,全院资金管理规范化水平明显提升,围绕资金的自由裁量权空间明显压缩,廉政风险明显下降。”测科院相关负责人表示。

  内部控制势在必行

  企业内部控制简而言之,就是企业为保证经营管理活动正常有序、合法运行,采取对财务、人、资产、工作流程实行有效监管的系列活动。组建一年多时间的测科院,为何承接行政事业单位内部控制建设试点工作?

  2019年12月31日,测科院由原浙江省第一测绘院、第二测绘院、自然资源监测中心、测绘资料档案馆、测绘质量监督检验站、测绘科学技术研究院和测绘大队7家单位整合组建而成。目前,全院实有职工1500余人,内设8个部门57个科所,下属4家公司。

  “原来7家单位不同的管理方式给管理工作带来了困难。”测科院党委书记、院长金利强坦言,测科院要在变局中开新局,其任务之一是要重新构建较为完善的现代化内部治理体系,进一步转变管理方式,提升治理能力。

  “作为构建现代化内部治理体系的重要组成部分,内部控制建设是单位提升内部管理水平和风险防控能力的有力抓手。”测科院计划财务部主任王帮进表示。

  内部控制建设,从建章立制开始。测科院相继出台了30多项涉及内部治理方方面面的规章制度,其中包含差旅费管理、公务支出报销管理、财务管理、采购管理、项目协作单位管理、项目业务委托采购管理、合同管理7个经济活动内部控制文件。这些管理制度为内部控制建设奠定了坚实基础。测科院对新发布的各项管理制度进行评估、完善后,编制了《浙江省测绘科学技术研究院内部控制手册(试行)》。该手册包括内部控制概述、风险评估机制、单位层面内部控制、业务层面内部控制、内部控制评价和内部控制监督等内容,将内部管理制度进行直观化、流程化,更好地指引、规范业务工作开展。

  接下来是形成试点建设合力。测科院主要领导亲自部署、推动、督办内部控制建设试点工作,全院经济活动相关业务部门共同参与,合力推进内部控制建设。

  内部控制建设聚焦管理风险。测科院将经济活动与内部控制建设深度融合,以内部管理存在的问题、潜在的风险为导向,查找每个问题背后的风险隐患,梳理形成涵盖11个方面、约117个常见风险点的目录清单。

  财务风险全程管控

  此外,测科院以数字化改革为契机,建成内部控制管理信息系统,涵盖预算、收支、合同、采购、资产、项目管理、综合查询、预算动态执行管理等经济活动。

  计划财务部财务管理科副科长陆磊介绍,该系统互联互通,打破信息“孤岛”,实现了测科院内部控制、办公自动化、报销三个系统组织架构、人员以及岗位的一体化,避免多个系统、多个入口,重复工作,且数据不准等问题。“该系统将与资金有关的管理制度和规则、各岗位标准,一揽子以审批要素的形式内嵌到各经济活动审批流程中,业务责任、财务责任、归口责任、管理责任分别落实到具体流程、具体岗位。”陆磊表示,由于系统实现了痕迹化管理,经济活动全过程线上留痕管控,落实了各个岗位的责任,有效地降低了财务支出风险。

  管控风险,须始于源头。管理制度和规则的内嵌,如同一双看不见的手,在人员和资金之间架设起一道道防火墙。

  比如会议、培训等属于测科院的日常支出。系统建设中,将这些支出的报销审批权限、结算方式及要求、报销流程、费用标准及费用报销需要提供的材料等转化为审核和审批的要素,嵌入审批流程。如果审批流程出现不符合规定的要素,审批流程就会以提示或不予通过的方式进行阻拦。“每一笔资金使用时,都要通过系统‘自动验证’,对不符合规定的申请、报销进行‘系统拦截’,让不合规单据无法提交,由此实现标准化审批、精细化管理。”陆磊说。

  提升管理效能是内部控制建设的题中之义。目前,测科院利用该系统,实现日常费用申请和报销线上“一站式”管理。经办人员单据的填报、审核人员的单据审核、审批人员的费用审批等均在系统上操作。经办人员完成报销审核后打印申请单、报销单,收齐报销凭据后,到财务部门仅跑一次就能办妥报销手续。该系统通过与“浙政钉”(浙江省政府系统掌上协同办公平台)深度融合,打破空间限制,出差在外也可实现手机端办理。

  让差旅费报销更便捷

  采访中,记者了解到,测科院员工的差旅费用报销,曾经是一个“老大难”问题。

  据了解,全院1500余人,其中需要出差的人员占八成以上,每年的差旅报销费用在1000万元以上。“由于单位人员多、层级多、标准不一、流程复杂、签字手续烦琐,严重影响报销效率,差旅费用报销速度平均在一个半月左右。职工对此意见较大。”陆磊说。

  差旅费用报销,关乎员工切身利益。2021年3月,测科院启动差旅费用报销系统建设项目。2021年7月1日,该系统上线试运行。系统实现了财务报销流程的规范化管理,财务报销工作效率得到提高,工作处理周期大大缩短,并建立了电子化凭据、在线审批、过程可追溯的报销管理机制。

  差旅费用报销打通了“浙政钉”,支持员工便捷登录,打通内部控制系统推送单据进行支付对接;通过智能识票和电子发票导入,支持快速自动生成费用,根据费用快速创建单据,支持多人出差一人报销、代报销、跨部门报销等多种场景,多维度控制补贴不重复计算。

  “所里过去手工差旅费用报销至少找3人签字,现在手机上就能签字,效率提高50%以上,有时两三天就搞定了。”基础测绘中心应急测绘所管理员梅学军告诉记者。

  该系统运行以来的监测结果显示,对于员工来说,差旅费用报销填报效率提升了60%,报销时间减少了70%;对于财务部门来说,发票查验减少了90%的时间,报销审核效率提升50%;对于审批领导来说,移动办理减少了80%的时间。

  此外,据了解,测科院内部控制系统,在实现经济活动过程管理信息化的同时,对经济活动产生的数据进行分类归集、智能分析。比如,院领导可通过系统查询预算执行、业务工作执行、各项业务支出等情况,分析各项经济活动,为生产经营管理提供决策依据。

  2021年12月15日,测科院内部控制管理信息系统与差旅报销系统项目通过专家验收,下一步将优化项目成果、强化推广应用,使之成为全省行政事业单位内部控制建设试点工作可复制、可推广的样本。


分享到: