服务类项目采购需求

*项目名称	深圳市野生动植物保护管理处2024-2025年档案整理及数字化归档
*采购人名称	深圳市野生动植物保护管理处	*采购方式	非公开招标（询价）
计划立项批文号
*资金来源	预算安排
*财政预算限额（元）	104,000
项目背景	档案是我处行政管理工作的真实记录，档案整理与数字化是历年持续开展的基础性、常规性项目，对各项工作起到了重要的支撑与服务作用。该项目实施对规范档案存放、推进档案信息化建设具有十分重要的意义。

根据档案管理标准要求，需对我处各项业务中产生的各类归档文件材料进行同步整理与数字化处理，包括对实体档案的清点、分类、整理及数字化加工，并及时、准确录入信息化系统，从而为档案查询和利用提供高效、便捷的服务保障奠定基础。

因此，特组织开展本项目。
项目前期设计、规划论证单位	无
投标人资质要求	（1）投标人须为具有合法经营资格的独立法人或非法人组织。

（2）本项目不接受联合体投标，不允许分包，（不接受投标人选用进口产品参与投标）。

（3）参与本项目投标前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（由供应商在《政府采购投标及履约承诺函》中作出声明）

（4）未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单（由供应商在《政府采购投标及履约承诺函》中作出声明）。

（5）供应商须签署《政府采购投标及履约承诺函》，否则做废标处理。

注：“信用中国”、“中国政府采购网”、“深圳信用网”以及“深圳市政府采购监管网”为供应商信用信息的查询渠道，相关信息以开标当日的查询结果为准。
需求内容	*1、报价要求

本项目采用包干制，费用预算金额壹拾万零肆仟元整（104000元），未超出预算金额的，按实际完成量结算，超出不予追加，投标方报价不应高于此预算。

*2、付款方式

本项目分两期支付合同款。

首期款：合同签订后，根据中标供应商申请，支付合同总价的70%；

尾款：完成合同规定的全部工作内容并提交全部成果，经采购人验收通过后，支付合同总价的30%。

*3、履约保证金

无

*4、违约责任

（1）合同生效后，中标人不得任意终止合同，否则赔偿采购人合同总价款的10%作为违约金。

（2）采购人未按照本合同约定的期限向中标人足额支付合同价款，每逾期1天，采购人应向中标人支付逾期支付价款总额的0.5‰滞纳金，但累计滞纳金总额不超过本合同价款总额的10%。因政府内部付款审批原因及组织架构调整导致甲方延迟付款的，不视为采购人逾期付款。

（3）中标人逾期履行采购合同项下义务的，每拖期一天须支付给采购人按合同总价款的0.5‰作为违约金，逾期超过30日的，采购人有权解除采购合同，并要求中标人按照合同总价款的30%支付违约金，该违约金不足以弥补采购人损失的，中标人仍应赔偿。

（4）违约责任最终以双方签署的合同约定为准。

*5、服务质量监督和项目验收要求

对2024年会计档案39卷、2024-2025年文书档案约2969件、采购档案约82卷、档案系统业务档案约140件、行政许可档案约2000宗进行整理及数字化归档。按照文件材料自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系，便于档案的保管和利用。
具体技术要求	一、服务总体要求

对2024年会计档案39卷、2024-2025年文书档案约2969件、采购档案约82卷、档案系统业务档案约140件进行整理及数字化归档，对行政许可档案约2000宗进行电子归档。按照文件材料自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系，便于档案的保管和利用。

二、服务内容

（一）在合同履约期限内辅助完成子档案管理系统已归档电子档案的核查

辅助核查归档电子文件材料各组件的齐全完整性、可读性，条目与电子文件的有效关联等问题，发现问题及时汇总报障，并跟进处理，确保已归档电子档案核查及时，推送有问题的电子档案跟进处理及时。

辅助完成2024-2025年新增档案整理著录及数字化工作

1、组卷整理：包括拆钉、粘贴、折叠、排序、编页号、盖章、编目录、填写卷内备考表等环节。

2、数据录入：按照档案管理系统的要求对每一份档案进行分类，编制档案号，依照档案管理系统上设置的案卷级和文件级字段，完整地著录档案的相关信息。

3、扫描及数据上传：包括对档案A3及以下的纸质材料建立数字化任务，进行数字化、图像处理、特殊处理、批量上载、合卷等环节。

4、质量检查：100%检查档案数量是否前后一致，100%检查档案整理、著录、数字化是否达到档案质量要求。

5、装订：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

6.、装盒：将档案装入标准档案盒，填写档案盒内容。

7、入库上架：向档案管理员移交档案，做好档案移交手续。点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应位置，并做箱柜指引，以方便档案查询利用。

8、确保档案安全，做好各环节档案工作表单记录。

9、档案整理、著录质量应符合深圳市档案馆《深圳市数字档案馆（室）系统著录规则》（深档馆字〔2020〕84号）的要求。

10、档案扫描质量应符合《深圳市档案馆关于同步接收纸质档案及其数字化副本进馆的通知》（深档馆函〔2017〕5号）要求。

11、档案盒参照国家档案局“DA/T24-2000无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板”标准制作，其它装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。

三、服务质量要求

1、安全保密性：保持资料的完整，出库入库数量保持一致，档案内容不得外泄。中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守采购人的有关规定，不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。

2、全部归档资料应按相关要求，安全、保密、规范地整理扫描入库。中标人需提供保证档案实体和档案信息安全的承诺，并与采购人签订保密承诺书。

3、中标人工作人员未经采购人同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入档案整理扫描场地，也不得将档案整理扫描场地的物品擅自带出工作室外。

4.档案接收、整理、扫描、装盒、质检等各环节应做好交接工作并形成交

接文据。
商务需求	项目采购范围

服务名称:深圳市野生动植物保护管理处2024-2025年档案整理及数字化归档

服务地点:深圳市福田区

服务内容:完成市野保处2024-2025年归档电子文件的核查、电子档案和纸质档案的整理、数字化归档服务。

项目服务期限

本项目要求自合同签订之日起至2026年4月30日前完成。

成果要求

项目需要提交最终成果包含以下内容：完成新增档案的整理、著录、数字化工作，为提供快捷、优质的档案利用服务奠定基础，并在合同服务期结束后提交项目总结报告和工作量完成情况表：

序号

成果名称

形式

1

项目总结报告（附记录表单、质检报告等）

纸质文本

2

经规范整理后的实体档案档案实体

档案实体

3

档案著录数据和数字化扫描件

档案数据库

技术培训要求

投标人在投标书中所列项目组成员须为本项目实际参与人员，人员不得随意更换，否则视同违约。

要求项目负责人和所有技术人员在项目实施期间遵守采购人的工作制度。

售后服务内容、要求和期限

2026年4月30日前完成相关工作。项目完成后12个月内，中标人仍应配合采购人就本项目提供必要的解释和咨询。
评标信息	本项目采用询价方式采购，以价格最低的作为中标供应商。